Xử lý khiếu nại

BJT — Tiếng Nhật thương mại

BJT · Từ vựng

この度たびはご迷惑めいわくをおかけし、誠まことに申もうし訳わけございません

Lần này chúng tôi đã gây phiền hà cho quý khách, thành thật xin lỗi

この度たびはご迷惑めいわくをおかけし、誠まことに申もうし訳わけございません。
Chúng tôi thành thật xin lỗi vì sự bất tiện lần này đã gây ra cho quý khách.

BJT · Từ vựng

ご不便ふべんをおかけして申もうし訳わけありません

Xin lỗi vì đã gây bất tiện cho quý khách

ご不便ふべんをおかけして申もうし訳わけありません。
Chúng tôi rất xin lỗi vì đã để quý khách phải bất tiện.

BJT · Từ vựng

貴重きちょうなご意見いけんをありがとうございます

Cảm ơn quý khách đã góp ý quý báu

貴重きちょうなご意見いけんをありがとうございます。今後こんごの改善かいぜんに活いかしてまいります。
Xin cảm ơn ý kiến quý báu của quý khách. Chúng tôi sẽ áp dụng để cải thiện trong thời gian tới.

BJT · Từ vựng

お客様きゃくさまのおっしゃる通とおりでございます

Đúng như quý khách đã nói ạ

お客様きゃくさまのおっしゃる通とおりでございます。
Hoàn toàn đúng như quý khách nói ạ.

BJT · Từ vựng

事情じじょうをお聞きかせいただけますか

Xin quý khách cho biết sự tình được không ạ

詳くわしい事情じじょうをお聞きかせいただけますか。
Xin quý khách vui lòng cho biết chi tiết sự việc.

BJT · Từ vựng

確認かくにんのため、少々しょうしょうお待まちいただけますか

Để xác nhận, xin quý khách vui lòng đợi một chút được không ạ

確認かくにんのため、少々しょうしょうお待まちいただけますか。
Để kiểm tra lại, quý khách vui lòng chờ trong giây lát được không ạ.

BJT · Từ vựng

早速確認さっそくかくにんいたします

Tôi sẽ kiểm tra ngay lập tức

早速確認さっそくかくにんいたしますので、少々しょうしょうお待まちください。
Tôi sẽ kiểm tra ngay, xin quý khách đợi một chút.

BJT · Từ vựng

原因げんいんが判明はんめいいたしました

Nguyên nhân đã được làm rõ

原因げんいんが判明はんめいいたしました。弊社へいしゃの手違てちがいでございました。
Nguyên nhân đã rõ: đó là sai sót từ phía công ty chúng tôi.

BJT · Từ vựng

弊社へいしゃの手違てちがいでございました

Đó là sai sót từ phía công ty chúng tôi

弊社へいしゃの手違てちがいでございました。深ふかくお詫わび申もうし上あげます。
Đó là sai sót của công ty chúng tôi. Chúng tôi xin chân thành cáo lỗi.

BJT · Từ vựng

深ふかくお詫わび申もうし上あげます

Chúng tôi xin chân thành cáo lỗi

深ふかくお詫わび申もうし上あげます。二に度どとこのようなことのないよう努つとめます。
Chúng tôi xin chân thành xin lỗi và sẽ nỗ lực để việc này không tái diễn.

BJT · Từ vựng

交換こうかんの手配てはいをさせていただきます

Chúng tôi sẽ sắp xếp đổi hàng cho quý khách

新しん品ぴんと交換こうかんの手配てはいをさせていただきます。
Chúng tôi sẽ thu xếp đổi sản phẩm mới cho quý khách.

BJT · Từ vựng

返金へんきんで対応たいおうさせていただきます

Chúng tôi sẽ xử lý bằng cách hoàn tiền

返金へんきんで対応たいおうさせていただきます。
Chúng tôi sẽ hoàn lại tiền cho quý khách.

BJT · Từ vựng

修理しゅうりにお時間じかんをいただく場合ばあいがございます

Trường hợp sửa chữa có thể mất chút thời gian ạ

修理しゅうりにお時間じかんをいただく場合ばあいがございます。
Việc sửa chữa có thể sẽ tốn ít thời gian ạ.

BJT · Từ vựng

ご希望きぼうに沿そうよう努つとめます

Chúng tôi sẽ cố gắng đáp ứng nguyện vọng của quý khách

ご希望きぼうに沿そうよう努つとめます。
Chúng tôi sẽ cố gắng hết sức để đáp ứng mong muốn của quý khách.

BJT · Từ vựng

上司じょうしにかくに確認んして、折おり返かえしご連絡れんらくいたします

Tôi sẽ xác nhận với cấp trên rồi liên lạc lại ngay

上司じょうしにかくに確認んして、折おり返かえしご連絡れんらくいたします。
Tôi xin phép xác nhận với cấp trên và sẽ liên lạc lại ngay.

BJT · Từ vựng

本日中ほんじつちゅうに対応たいおういたします

Chúng tôi sẽ xử lý trong ngày hôm nay

本日中ほんじつちゅうに対応たいおういたします。
Chúng tôi sẽ xử lý xong trong ngày hôm nay.

BJT · Từ vựng

再発防止さいはつぼうしに努つとめてまいります

Chúng tôi sẽ nỗ lực ngăn ngừa tái diễn

再発防止さいはつぼうしに努つとめてまいります。
Chúng tôi sẽ nỗ lực phòng ngừa để việc này không tái diễn.

BJT · Từ vựng

ご指摘してきいただきありがとうございます

Cảm ơn quý khách đã chỉ ra (vấn đề)

ご指摘してきいただきありがとうございます。
Xin cảm ơn quý khách đã chỉ ra điểm này.

BJT · Từ vựng

お怒いかりはごもっともです

Quý khách giận là hoàn toàn chính đáng

お怒いかりはごもっともです。
Quý khách tức giận là hoàn toàn có lý.

BJT · Từ vựng

言葉遣ことばづかいに問題もんだいがあったようです

Có vẻ cách dùng từ của nhân viên đã có vấn đề

言葉遣ことばづかいに問題もんだいがあったようです。申もうし訳わけございません。
Có vẻ cách ăn nói của nhân viên đã chưa đúng mực. Chúng tôi xin lỗi.

Mẫu thực tế: email & hội thoại

Hội thoại mẫu

Hội thoại mẫu: Tiếp nhận khiếu nại tại quầy

Khách

すみません。この商品、昨日買ったのに壊れているんです。

Xin lỗi. Sản phẩm này tôi mới mua hôm qua mà đã hỏng rồi.

Nhân viên

それは大変申し訳ございません。詳しくお聞かせいただけますか。

Chúng tôi vô cùng xin lỗi. Xin quý khách cho biết chi tiết được không ạ?

Khách

スイッチを入れても、電源が入らないんです。

Tôi bật công tắc mà máy không lên nguồn.

Nhân viên

ご不便をおかけして申し訳ありません。レシートはお持ちでしょうか。

Xin lỗi vì sự bất tiện này. Quý khách có mang theo hóa đơn không ạ?

Khách

はい、これです。

Có, đây ạ.

Nhân viên

ありがとうございます。早速、新品と交換の手配をさせていただきます。

Cảm ơn quý khách. Chúng tôi sẽ sắp xếp đổi sản phẩm mới ngay.

Nhân viên

送料などは一切かかりません。ご安心ください。

Mọi chi phí vận chuyển đều miễn phí. Quý khách cứ yên tâm.

Khách

ありがとう。助かります。

Cảm ơn. Vậy thì tốt quá.

Nhân viên

貴重なご報告をありがとうございました。今後はこのようなことがないよう注意いたします。

Cảm ơn quý khách đã phản ánh. Chúng tôi sẽ chú ý để không tái diễn.

Xử lý khiếu nại trực tiếp: để khách nói hết → đồng cảm → xin lỗi → xác minh → đề xuất đổi hàng → cảm ơn góp ý. Thứ tự này là khuôn mẫu của dịch vụ Nhật.

Email mẫu

Email mẫu: Thư xin lỗi chính thức gửi khách hàng

Tiêu đề: 製品不具合に関するお詫びとご報告

株式会社DEF 鈴木様

Kính gửi anh Suzuki, Công ty DEF,

いつもお世話になっております。XYZ株式会社の佐藤です。

Cảm ơn anh luôn ủng hộ. Tôi là Sato, Công ty XYZ.

この度は、納品した製品に不具合があり、多大なるご迷惑をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。

Lần này sản phẩm giao có lỗi, gây phiền hà lớn cho quý công ty, chúng tôi thành thật xin lỗi sâu sắc.

原因を確認いたしましたところ、検査工程での確認不足でございました。

Sau khi xác minh, nguyên nhân là do khâu kiểm tra chưa kỹ lưỡng.

つきましては、良品と交換させていただくとともに、検査体制を見直し、再発防止に努めてまいります。

Theo đó, chúng tôi sẽ đổi sản phẩm đạt chuẩn, đồng thời rà soát lại hệ thống kiểm tra và nỗ lực ngăn tái diễn.

この度は誠に申し訳ございませんでした。今後とも変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます。

Lần này chúng tôi vô cùng xin lỗi. Rất mong tiếp tục nhận được sự ủng hộ của quý công ty.

Thư xin lỗi doanh nghiệp chuẩn 5 phần: xin lỗi → nguyên nhân → biện pháp xử lý → ngăn tái diễn → lời kết quan hệ. Không bao giờ đổ lỗi cho khách hay nhà cung cấp khác trong thư.